Q4-ERP | Como realizar lançamentos de contas a pagar

Para realizar a rotina de contas a pagar no sistema será necessário ter os seguintes cadastros básicos completos:

• Cadastro de Fornecedor
• Cadastro de Bancos
• Cadastro de Condição de Pagamento de Compra
• Cadastro de Formas de Pagamento
• Cadastro de Contas Bancárias
• Cadastro de Contas Financeiras

Como fazer

Como citado anteriormente o sistema permite realizar um lançamento de contas a pagar de diferentes formas:

• Lançamento Automático: através do recebimento de notas fiscais;
• Lançamento Manual individual: através da inclusão individual de títulos;
• Lançamento Manual em Lote: através do lançamento de despesas mensais;

1. Lançamento automático

Quando o usuário realizar o recebimento de uma nota fiscal, o sistema gera automaticamente o lançamento de contas a pagar no financeiro. Esse lançamento pode ser visto nas telas de consulta em Financeiro > Consulta > Contas a Pagar ou Histórico de Contas a Pagar;

2. Lançamento manual individual

Em Financeiro > Funções > Lançamento de Contas a Pagar você poderá realizar lançamentos de contas a pagar de forma manual, informando todos os dados necessários para o lançamento, de acordo com o nome do campo.

para os seguintes campos:

Número do Documento: este é o número que irá identificar o lançamento que esta sendo feito. Quando o lançamento é automático, este número é formado pelo número na Nota Fiscal + Numero de parcelas.

Tipo do documento: este campo irá identificar:

Duplicata – quando o lançamento está vinculado a uma nota fiscal de recebimento;

Promissória;

Comissão – comissão a pagar para os vendedores, lançamento automático;

Nota de Débito – crédito adquirido junto aos fornecedores devido a devolução de mercadorias. Nesse caso, ao realizar a baixa da nota de débito o valor ficará pendente para ser abatido de uma outra conta a pagar para o mesmo fornecedor, ou para fornecedor vinculados a ele;

Adiantamento – adiantamento concedido ao fornecedor referente a aquisição de algum produto ou serviço. Nesse caso, ao realizar a baixa do adiantamento lançado, o valor ficará pendente para ser abatido de uma outra conta a pagara para o mesmo fornecedor, ou para fornecedor vinculados a ele, quando a nota fiscal for recebida;

Parcelas: quantidade de parcelas adicionais a serem geradas. Ex.: um carne de financiamento a ser pago em 36 vezes, informe neste campo 35, para gerar o lançamento atual e mais 35 para os meses posteriores a este vencimento.

Forma: é a forma de pagamento deste título. Estas opções podem ser cadastradas em Básico > Funções > Formas de Pagamento.

3. Lançamento manual em lote

Tudo que é gasto mensalmente para garantir a operação da empresa – exceto materiais ou componentes utilizados na produção ou que compõe o produto final – são considerados como despesa fixas mensais, exemplos: Aluguel, Água, Energia Elétrica, Salários. Este tipo de conta pode ser lançada em lote no financeiro através da função Financeiro > Funções > Despesas Mensais.

1. Código da Despesa: automático.
2. Descrição da despesa.
3. Data de inicio da despesa.
4. Data de fim da despesa: não é obrigatória, principalmente em caso de despesas recorrentes como aluguel por exemplo.
5. Fornecedor da despesa: para quem esta despesa será gerada no financeiro.
6. Valor da despesa: este valor pode ser alterado no financeiro após o lançamento.
7. A frequência da despesa pode ser: mensal, quinzenal ou semanal, de acordo com a necessidade.
8. Data do vencimento da despesa.

Gera Pagamentos

Após cadastrar todas as despesas mensais da empresa, é necessário gerar os pagamentos para que sejam efetivamente lançados no financeiro. Este lançamento é realizado através da tela Financeiro > Funções > Gera despesas mensais.

Selecione o período de projeção pretendido para gerar os pagamentos. É possível selecionar contas especificas ou gerar para todas as contas do período. Uma vez atendidos os pré-requisitos cadastrais, informe o período a considerar e a despesa, conforme cadastro, e será gerada.

Consultas e Relatórios do processo

Consultas

• Contas a Pagar: Informará todas as contas pendentes de pagamento. Essa consulta também permite que o usuário altere, cancele ou baixe um título.
• Contas Pagas: Informará todas as contas que foram pagas em determinado período, pode ser filtrado por cliente. Essa consulta também permite que o usuário faça estorno um título que já foi baixado.
• Histórico de Contas a Pagar: Informará todos os lançamento de contas a pagar para determinado período, independente da situação (Títulos pendente, pagos e cancelados). Também permite que o usuário estorne, cancele ou altere um título.

Relatório

• Contas a Pagar;
• Contas Pagas;
• Histórico de Contas a Pagar;